Recuerde que en enero su empresa debe calcular la retención de IRPF que aplicará a sus trabajadores, según las retribuciones previstas y su situación familiar. Ofrezca a sus trabajadores la posibilidad de rellenar un modelo 145 e indicar si sus circunstancias han cambiado.
Con el comienzo del año resulta imprescindible revisar cómo se están calculando las retenciones del IRPF aplicables a la plantilla. No se trata de un mero trámite administrativo, sino de una obligación que, si se gestiona de forma incorrecta, suele generar incidencias tanto para la empresa como para las personas trabajadoras.
Uno de los elementos clave en este proceso es la correcta solicitud, actualización y conservación del modelo 145, documento a través del cual el perceptor de rendimientos del trabajo comunica su situación personal y familiar al pagador.
A continuación, le recordamos los aspectos esenciales que conviene tener presentes.
1. Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral
Cada vez que se incorpora una persona trabajadora a la empresa, debe facilitarse el modelo 145 para que pueda comunicar sus datos personales y familiares antes de iniciar la relación laboral o, como máximo, antes del primer devengo salarial.
Este documento es la base sobre la que se calcula el tipo de retención que se aplicará en nómina desde el primer momento.
Si el trabajador no entrega el modelo, la normativa obliga a calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo, lo que normalmente se traduce en una retención más elevada.
No disponer del modelo 145 no autoriza a "ajustar a criterio" la retención: en ausencia del documento, debe aplicarse la situación más desfavorable para el trabajador.
2. Revisión anual y comunicación de cambios en enero
Aunque el modelo 145 no debe presentarse cada año de forma automática, enero es el momento idóneo para recordar a la plantilla que comunique cualquier variación que se haya producido en su situación personal o familiar.
Existen cambios que alteran de forma directa el tipo de retención: nacimiento de hijos, reconocimiento de discapacidad, resoluciones judiciales que establecen pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, o modificaciones relevantes en los ingresos previstos.
Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención y sea posible regularizarlo durante el ejercicio, la comunicación debe realizarse en un plazo de diez días desde que se produce la circunstancia.
Los cambios no comunicados a tiempo no eximen de responsabilidad: el ajuste llegará más tarde, normalmente en la declaración de la renta.
3. Cómo debe realizarse el cálculo de la retención
El cálculo correcto de la retención exige una previsión realista de los ingresos anuales del trabajador. Para ello deben tenerse en cuenta:
- El salario fijo anual, calculado multiplicando el salario mensual por doce y sumando las pagas extraordinarias cuando no estén prorrateadas.
- Las retribuciones variables previsibles, computando al menos las percibidas el año anterior, salvo que existan elementos objetivos que acrediten una disminución.
- Las retribuciones en especie, valoradas conforme a su normativa fiscal específica.
Estos datos deben cruzarse con la información facilitada en el modelo 145, que es la que legitima el tipo de retención aplicado.
Aunque existan dudas sobre la veracidad de los datos declarados por el trabajador, la empresa debe calcular la retención conforme a lo comunicado y conservar el modelo firmado.
4. Conservación del modelo 145 y documentación asociada
El modelo 145 firmado debe conservarse junto con el resto de documentación laboral del trabajador. No es un documento accesorio ni prescindible: es la prueba de que la empresa actuó conforme a la información facilitada.
En caso de comprobación por parte de la Administración tributaria, disponer del modelo correctamente cumplimentado suele marcar la diferencia entre una incidencia menor y un problema mayor.
La falta de archivo del modelo 145 puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error proviene del trabajador.
5. Consecuencias del incumplimiento
Para el trabajador, no comunicar cambios o facilitar datos incorrectos puede dar lugar a sanciones relevantes, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.
Para la empresa, no solicitar el modelo, no conservarlo o calcular mal la retención puede derivar en regularizaciones, requerimientos y responsabilidades tributarias innecesarias.
Las incidencias por retenciones suelen aparecer con retraso, cuando ya es más difícil corregirlas sin impacto económico.
6. Ventajas de una gestión ordenada del modelo 145
Cuando la información está actualizada, el trabajador evita ajustes bruscos en su declaración del IRPF y mantiene una retención coherente con su situación real.
Para la empresa, una gestión ordenada reduce recalculaciones a mitad de ejercicio, incidencias con la plantilla y riesgos en caso de revisión.
Por este motivo, resulta recomendable entregar en enero una breve circular interna a los trabajadores, acompañada de un ejemplar del modelo 145, recordando la importancia de revisar sus datos.
Un pequeño recordatorio en enero suele evitar muchos problemas en junio.
Sin otro particular, y quedando a su disposición para cualquier aclaración o apoyo en la gestión de estas obligaciones, reciba un cordial saludo.