El Proyecto de Real Decreto sobre registro horario aún está en fase de información pública y podría incorporar cambios antes de su publicación en el BOE. Aun así, las líneas avanzadas apuntan a una transformación profunda del control de jornada que conviene tener presente cuanto antes. El borrador conocido anticipa un modelo de registro horario mucho más exigente, orientado a la digitalización, la trazabilidad y el acceso inmediato a los datos.
El Proyecto de Real Decreto que desarrolla el registro de jornada supondrá un giro importante para todas las empresas si finalmente se aprueba en los términos publicados. El enfoque es claro: poner fin a registros informales y garantizar que la jornada real -y no la teórica- queda reflejada de forma trazable, accesible y verificable.
Aunque todavía no está en el BOE, conviene anticiparse: los cambios afectan a la tecnología, a la organización interna y a la manera de documentar la jornada.
El futuro reglamento desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) y define tres pilares que ya no serán opcionales:
- Objetividad: el registro debe reflejar datos imparciales y sin manipulación.
- Fiabilidad: cualquier cambio deja rastro visible, con autoría y trazabilidad.
- Accesibilidad: tanto trabajadores como representación y autoridad laboral podrán acceder de manera sencilla.
Atención. Si tu empresa utiliza plantillas en papel o sistemas sin control de modificaciones, el modelo quedará automáticamente fuera de cumplimiento cuando entre en vigor.
Registro obligatorio mediante medios digitales
El proyecto obliga a que el registro se realice por medios digitales en el centro de trabajo o accesible desde él. Se permitirá un sistema alternativo, pero solo si cumple los principios técnicos y está avalado por un informe de un técnico competente.
- Atención. No se trata de "una App cualquiera": el sistema deberá demostrar autenticidad, trazabilidad y resistencia a manipulaciones.
Contenido mínimo que deberá recoger el registro
El artículo 3 detalla una lista amplia de datos que deberán constar en el registro, entre ellos :
- Inicio y fin de jornada con hora y minuto exactos
- Pausas registradas también con hora y minuto
- Trabajo presencial o a distancia
- Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias
- Tiempos de espera y de disponibilidad
- Interrupciones de la desconexión digital
- Total diario y mensual
- Identificación y autoría de cada modificación
Atención. Las pausas pasan a ser obligatoriamente registrables. Si la empresa no controla interrupciones y tiempos a disposición, la Inspección podrá recalcular horas y reclamar cotizaciones.
Cómo deberán realizarse los asientos
El artículo 4 marca reglas estrictas:
- El registro debe hacerse personal e inmediatamente por quien trabaja.
- Cualquier cambio exige autorización de la empresa y de la persona trabajadora.
- En caso de discrepancia, se notificará a la representación legal y quedará reflejada.
- Si hay incidencia técnica, podrá usarse otro medio, pero después deberá volcarse al sistema.
Atención. Queda prohibido registrar la jornada "a posteriori" o por terceros. Sistemas donde el mando introduce los fichajes quedarán invalidados.
Protección de datos y límites de acceso
El registro deberá cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) bajo criterios de minimización, necesidad y proporcionalidad.
Accesos previstos:
- La persona trabajadora podrá consultar y obtener copia en cualquier momento.
- La empresa entregará un resumen mensual junto a la nómina.
- La representación sindical tendrá acceso inmediato.
- La Inspección podrá acceder remota y presencialmente.
Atención. Queda prohibido incluir DNI, domicilio o datos no necesarios. Además, en casos de conciliación o flexibilidad deberán anonimizarse terceros.
Nuevo protocolo obligatorio en todas las empresas
El artículo 7 exige la elaboración de un protocolo de organización del registro que deberá:
- Definir cómo se registran los asientos y cambios
- Limitar qué datos se recogen
- Incorporar una evaluación periódica del sistema
- Implicar a la representación legal
- Formar a las personas trabajadoras (como tiempo de trabajo, no costeado por ellas)
Atención. No bastará con "tener un sistema". Será obligatorio tener documentación interna trazable, actualizada y con participación formal de la representación.
Subcontratas, ETT y relaciones laborales especiales
El proyecto dedica artículos específicos a estos temas:
- En ETT, el cumplimiento corresponde a la empresa usuaria.
- En subcontratas, debe garantizarse el registro en el centro de trabajo.
- El servicio del hogar familiar podrá registrar por cualquier medio proporcionado.
- Actividades con normas específicas aplicarán esta regulación en lo no incompatible.
Atención. Empresas multiservicio y contratas deberán revisar contratos y responsabilidades: la Inspección podrá exigir registro en origen y destino.
Conservación y disponibilidad de los registros
Los registros deberán conservarse 4 años completos y estar disponibles en el centro de trabajo o accesibles desde él. No sirve almacenarlo "en la nube" sin acceso inmediato. La Inspección exigirá consulta instantánea.
Lo que aún no está aprobado (y puede cambiar)
Aunque el texto está cerrado para información pública, hay puntos que pueden variar antes de publicarse en el BOE:
- No se endurecen sanciones porque solo pueden modificarse por Ley, no por Real Decreto.
- Los requisitos técnicos definitivos se desarrollarán en normas posteriores, por lo que aún no existe un estándar oficial único.
- No se descarta que se ajusten plazos de implantación o excepciones para microempresas.
- La entrada en vigor será a los 20 días de su publicación, sin periodo transitorio previsto.
Si el Reglamento se publica sin transición, las empresas que no estén preparadas llegarán tarde desde el primer día.
Recomendaciones
- Revisar si el sistema actual cumple objetividad, trazabilidad y acceso inmediato.
- Preparar el protocolo interno cuanto antes.
- Elegir soluciones tecnológicas que permitan huella de auditoría.
- Formar a mandos y plantilla antes de la entrada en vigor.
- En subcontratas, definir por escrito quién asume la obligación.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,